Роль документов в коммерческой организации: от делопроизводства к автоматизации процессов управления

Роль документов в коммерческой организации: от делопроизводства к автоматизации процессов управления

Андрей Фадеев, заместитель коммерческого директора по продаже решений, "Ноликом Про"

Делопроизводство или документооборот

Между терминами "делопроизводство" и "документооборот" у нас достаточно часто ставится равенство, при этом под документооборотом понимается ОРД - исключительно организационно-распорядительный документооборот.

Такое мнение сложилось во время появления первых российских систем делопроизводства, ориентированных на государственные учреждения и крупнейшие государственные предприятия. Они были направлены на решение классических задач делопроизводства - на автоматизацию работы с набором определенных процедур, связанных с директивной моделью управления, на регистрацию входящих/исходящих документов, а также контроль исполнения документов, "расписанных", прежде всего, первым лицом предприятия. Бизнес-заказчиками таких систем, как правило, являются специальные управления документационного обеспечения управления (ДОУ) в государственных учреждениях и компаниях. Одними из лучших российских систем, рассчитанных на решение этих задач, являются программные продукты компаний "Интер-Траст", и "Электронные офисные системы (ЭОС)".

В этих организациях (их еще иногда называют "фабриками бумаг") генерируется огромное количество документов, которые необходимо хранить длительный период времени по определенным правилам, поэтому возникает потребность в еще одном специализированном решении - электронном архиве. Подобные системы установлены также и во многих коммерческих компаниях. Вопрос заключается в том, насколько они соответствуют процедурам управления, принятым в коммерческих организациях, и существуют ли в них процессы, связанные с обработкой документов, поддержка которых этими системами недостаточно эффективна.

Коммерсанты подходят к работе с документами гораздо более практично. Они считают их неизбежным злом, без которого, к сожалению, невозможна их деятельность.

Соответственно основной упор делается не на формальную сторону работы с документами и на их последующее хранение, а на повышение эффективности реальных бизнес-процессов, которые являются основными для компании.

Достаточно часто такой подход связывается с методологией процессного управления в компаниях, "библией" которого является ГОСТ Р ИСО 9001, и иногда противопоставляется подходу, изложенному в начале статьи, и организациям с преимущественно директивным процессом управления. Возможность использования системы документооборота для автоматизации процессов управления заключается в том, что документы являются отражением реализации очень многих процессов управления.

Системы, поддерживающие процессный подход к автоматизации, вышли на рынок несколько лет назад и активно внедряются в коммерческих (а также и государственных) компаниях, нуждающихся в автоматизации процессов управления. Как правило, такие системы используют механизм Work-Flow или "потока работ". Кстати, они не менее эффективно могут поддерживать и процедуры директивного управления, но коммерсантам их реализация, как правило, не требуется вообще или в весьма ограниченном объеме.

Покрывают ли такие системы все потребности организаций в электронном документообороте? Потенциально с технологической точки зрения да, но дальше начинает вмешиваться экономика.

Системы коллективной работы

С помощью технологии Work-Flow происходит с точки зрения бизнеса автоматизация наиболее критичных процессов управления. По мере укоренения инструмента в компании происходит автоматизация все большего количества процессов (мне известны компании, где таким образом автоматизировано до 150-200 процессов). Но в какой-то момент затраты на внедрение (и, самое главное, на поддержку) очередного процесса по технологии Work-Flow начинают существенно превышать даже потенциальную экономию от его внедрения. Процесс перехода на электронный документооборот останавливается, но количество бумажных документов в организации сокращается незначительно. Рис. 1 иллюстрирует эти процессы в организации. С помощью механизмов WorkFlow автоматизируется примерно от 5 до 30% документооборота организации. Конечно, это ключевые приложения, их внедрение приносит заметный экономический эффект организации, но проблема бумажных документов все равно остается, хотя и загоняется в угол. Безбумажный офис так и остается светлой мечтой.

Автоматизация с помощью механизма WorkFLow бизнес-процессов внутри управлений и отделов оказывается неэффективной, а зачастую и невозможной из-за отсутствия строго формализованных процессов работы на этом уровне в организации.

Решить данную проблему позволяет еще одна группа средств автоматизации - системы коллективной работы. Их основная задача - проведение неформального обсуждения документов, возможность внесения корректировок в документы под управлением модератора, поддержка в них версионности и набора типовых шаблонов документов.

Эти системы бурно начали развиваться производителями в последнее время и позволяют совместно с системами ОРД и WorkFlow практически полностью закрыть классический цикл документооборота в компании. Соответственно у ряда производителей существуют и комплексные решения, которые позволяют закрыть собой все аспекты документооборота. В этом плане необходимо, прежде всего, упомянуть платформенные решения Microsoft, IBM и EMC.

От автоматизации процессов управления к контроллингу

Какова степень удовлетворения представителей коммерческих организаций от автоматизации процессов управления на основе WorkFlow? Позволяют ли системы документооборота на основе WorkFlow полностью реализовать процессный цикл управления?

Как уже подчеркивалось ранее, коммерческие структуры рассматривают системы документооборота с чисто утилитарной точки зрения, поэтому их не полностью удовлетворяют системы документооборота с использованием WorkFlow.

В чем же состоит проблема? Классический цикл управления, так называемый цикл Деминга, представленный на рис. 2, помимо решения задачи управления (отлично решаемой системами на основе WorkFlow) подразумевает решение задачи планирования и управления ресурсами, необходимыми для реализации процесса, а также средства мониторинга и анализа хода его выполнения. Вот с этим-то у классических систем на основе WorkFlow дела обстоят достаточно тяжело, с чем связано и широкое распространение систем на другом движке - проектном управлении, - поддерживающим полный цикл его управления. Соответственно для решения задач управления всеми фазами процесса система на основе WorkFlow должна быть дополнена компонентами, позволяющими в какой-то степени заниматься вопросами планирования и моделирования процессов, а также развитой системой мониторинга за их ходом и возможностью получения аналитических срезов.

Результат - система управления документами и процессами, удовлетворяющий требованиям коммерческих структур, содержит не только компонент WorkFlow, но и ряд других, необходимых как для полноценной реализации цикла управления процессами, так и для управления жизненным циклом документов. Структурная схема такой системы приведена на рис. 3.

Вот как ответили на эти потребности бизнеса производители программного обеспечения. С одной стороны, они начали обеспечивать интеграцию всех компонент, приведенных на рис. 3, в рамках одного интегрального решения, в котором все компоненты взаимосвязаны между собой. С другой - появились реляционные базы данных, оптимизированные для работы с XML-объектами и позволяющие успешно работать в рамках единой базы данных с числовыми классическими и неструктурированными текстовыми данными, что позволило решить задачу совместной их обработки и начать переход к созданию полнофункциональных систем поддержки процессов управления, крайне эффективно работающих как с документами, так и числовыми данными.

Заключение

Система электронного документооборота в компании должна содержать следующие элементы:

• модуль электронного делопроизводства (регистрация входящих/исходящих документов);
• модуль электронного архива со средствами поиска документов и комплектом шаблонов документов;
• модуль WorkFlow - электронное движение и согласование документов;
• модуль сквозного контроля исполнения поручений;
• модуль информационно-защищенного обмена документами между юридическими лицами и/или удаленными филиалами;
• модуль генерации отчетов о движении документов;
• модуль коллективной работы с документами.

Если же система электронного документооборота также применяется для автоматизации процессов управления, то добавляются:

• модуль на основе WorkFlow для планирования, управления и мониторинга за ходом процессов;
• модуль развернутой аналитики и план/фактного выполнения процессов, возможно модуль KPI.

Состав необходимых программных модулей и их приоритетность, а также необходимую для их реализации технологическую платформу вы вполне сможете выбрать сами на основании рекомендаций, приведенных в статье.