Проблемы выбора и внедрения систем автоматизации делопроизводства

Проблемы выбора и внедрения систем автоматизации делопроизводства

Реализация все повышающихся требований к оперативности, точности информационно-документационного обеспечения, оперативности доставки информации и документов в любую точку, любому сотруднику, а также тематические подборки документов возможны только при использовании современных автоматизированных систем работы с документами, систем электронного делопроизводства (СЭД), часто не совсем точно называемых системами электронного документооборота.

Так как история внедрения систем автоматизации делопроизводства в нашей стране насчитывает уже второе десятилетие, это позволяет обобщить основные ошибки, которые допускают организации на этапе выбора и внедрения систем автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ).

Автоматизация делопроизводства - не самоцель

Общая задача автоматизации -повышение эффективности информационно-документационного обеспечения, работы службы ДОУ и управленческого аппарата в целом. Механический перенос имеющихся, часто неоптимальных, запутанных технологий работы с документами на компьютеры приведет лишь к тому, что вы получите те же запутанные технологии, только в компьютере. Поэтому первым этапом всегда должна быть оптимизация имеющегося делопроизводства. К сожалению, очень немногие компании, поставляющие программное обеспечение в этой сфере, имеют свои собственные консалтинговые подразделения, которые могут оказать услуги по оптимизации делопроизводства. Как правило, эту работу - анализ, разработку инструкций по делопроизводству организации, должностных инструкций сотрудников, схем согласования документов и т.п. - приходится выполнять службе ДОУ самостоятельно. Кроме того, все делопроизводственные технологии являются отражением управленческих бизнес-процессов. Именно поэтому, поскольку в организациях, на предприятиях одной сферы деятельности могут кардинально различаться управленческие процедуры, система автоматизации ДОУ также в каждом случае будет настраиваться совсем по-разному.

Каковы перспективы?

Очень важно продумать перспективы внедрения систем автоматизации ДОУ. Не редкость ситуации, когда автоматизация начинается с установки системы на 3-4 компьютера канцелярии, затем приходят к выводу о целесообразности установки системы секретарям структурных подразделений и только потом, как говорится, "пощупав" систему руками в эксплуатации, понимают, что современная система автоматизации ДОУ должна быть на компьютере каждого сотрудника, работающего с документами. Следовательно, очень важно, чтобы система была хорошо масштабируемой, с возможностью переноса на различные аппаратно-программные платформы.

Роль IT-службы

Поскольку речь идет о системе, обеспечивающей хранение и коллективный доступ ко всем документам организации, на первый план выступает вопрос информационной безопасности. Если при бумажном делопроизводстве есть риск копирования или утери отдельного документа, максимум - одного дела, то в автоматизированных системах важно не допустить ситуацию копирования или утери всей базы данных по всем документам организации. Поэтому при внедрении СЭД IT-служба организации совместно с поставщиками программного обеспечения должна подготовить необходимый пакет документов, детально прописывающий регламенты работы с системой. Во-первых, это идентификация пользователей в системе. Например, могут использоваться биометрические средства идентификации или аппаратные ключи, освобождающие пользователя от необходимости ввода пароля при доступе к системе и подписании документов ЭЦП. Это отдельная статья расходов, но при этом существенно повышается надежность идентификации, так как пользователи имеют обыкновение забывать пароли, записывать их и т.п. Кроме того, существенным преимуществом современных СЭД является возможность удаленного доступа к документам через Интернет. Однако в этом случае особенно актуальна защита от несанкционированного доступа, шифрование трафика, использование доступа через https и т.п. Повышенные требования к защите документов организации связаны также с тем, что часть документов любой организации -это документы по личному составу, к защите которых предъявляются повышенные требования в связи с принятием Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Следует продумать учет доступа к документам, ограничение доступа к резервным копиям, при необходимости - шифрование баз данных, защиту баз данных от несанкционированного копирования и т.п. Отдельную проблему представляет распространение ноутбуков со средствами беспроводного доступа (Wi-Fi) и беспроводных локальных сетей.

Также при выборе СЭД необходимо учитывать, что в любом случае придется учить пользователей системы, администраторов, поэтому важно наличие учебных курсов, подробной справочной документации на русском языке по выбранному программному продукту.

Объем данной статьи не позволяет подробно остановиться на всех аспектах выбора системы автоматизации делопроизводств. Хотелось бы назвать такие важные факторы, как распространенность системы, гарантирующая быстрое устранение возникающих проблем, долговременная техническая поддержка. Важно использование распространенной платформы, легкость экспорта (импорта) базы по всем документам организации, обеспечивающей интеграцию с другим программным обеспечением, а в перспективе - возможность организации безбумажного делопроизводства и передачи электронных документов постоянного срока хранения в государственные архивы. В целом самое главное - детально продумать все аспекты внедрения и дальнейшего использования СЭД. Чем детальнее все продумано, тем легче и безболезненнее пройдет внедрение системы.