От и до про ЭДО

Александр Тупицын
заместитель генерального директора
компании “Такском"

– Какие новые возможности электронного документооборота ожидают нас в 2012 г.?
– Этот год станет точкой отсчета для нового витка развития электронного документооборота (ЭДО) в России.

К началу 2012 г. практически полностью сформировалась нормативная база для отказа от бумажного документа и перехода к электронному формату.

За последние два года практически полностью определен механизм работы с электронными счетами-фактурами. В 2010 г. вышел Федеральный закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ, который обозначил возможность работы с электронными счетами-фактурами. В 2011 г. разработан "Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи" (утв. приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н).

Вышло Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость". Со дня на день мы ждем утверждения формата электронного счета-фактуры.

– Назовите, пожалуйста, узкие места и нерешенные вопросы в сфере регулирования ЭДО.
– Позитивные изменения – уменьшение количества бумаги и бесконечных бумажных копий, повышение скорости принятия решений и, как следствие, скорости оборота капитала. Переход на электронные документы должен также привести к уменьшению количества ошибок и связанной с ними проблематики арбитражных споров и взаимоотношений с контролирующими органами при подтверждении льгот и возмещений.

Но и узкие места, безусловно, существуют. Одна из важных проблем – отсутствие четких стандартов в отношении других документов (акты, договоры и т.д.). Стандартизировать как-то эти документы довольно сложно, ведь их форма и вид во многом определяются родом деятельности, масштабом бизнеса. Кроме того, электронный документ может быть выпущен в разных форматах – doc, pdf, jpeg и др., и разным организациям удобнее то или иное.

В то же время типизация документов нужна, по крайней мере для представления их в контролирующие органы. Налоговики принимают документы, имеющие установленный формат, а ведь такого формата у большинства бухгалтерских документов нет. Государство может взять на себя роль регулятора в данном случае и стандартизировать форматы. ФНС уже идет по этому пути, пообещав разработать рекомендуемые форматы накладных и актов.

Еще одна важная проблема связана с процессом обработки документов. Ведь, кроме отказа от "бумаги", ЭДО нацелен на облегчение, оптимизацию данного процесса. Так, документы в формате pdf имеют ограниченные возможности делового оборота, и бухгалтеру приходится "перебивать" данные вручную. Хотя стоит отдать должное этому формату, сегодня многие фирмы отказались от бумажной переписки с контрагентами и большого штата курьеров и пересылают друг другу документы в формате pdf, ускоряя таким образом процесс работы и развитие бизнеса в целом.

– Расскажите о перспективах перехода на внешний электронный документооборот в России по электронным счетам-фактурам и другой первичной документации. Каковы возможные проблемы и пути их устранения при переходе на ЭДО?
– Основная проблема – адаптация налогоплательщиков к электронному документообороту. Исторический путь "бумаги" в России и во всем мире огромный, мы привыкли к бумажным документам, отчетности. А ЭДО – это что-то новое, необычное, к этому надо привыкнуть.

Как правило, у средней фирмы система документооборота обычно выстроена так: есть секретарь, он получает первичную документацию, распределяет ее, что-то несет в бухгалтерию, что-то по соответствующим специалистам, они согласовывают и обрабатывают документы. При электронном документообороте в организации необходимо будет внедрять специальные решения разного уровня сложности, которые будут по меньшей мере повторять эти процессы уже в электронном виде.

Определенная инерция и недоверие в ближайшие годы будут сохраняться, однако по мере втягивания организаций в ЭДО ситуация будет изменяться. Кроме того, переход на ЭДО потребует от ряда организаций перестроения некоторых, а то и всех бизнес-процессов. Но здесь, я думаю, дело за операторами. Они должны предложить бизнесу удобные интеграционные решения.

– Что стоит взять на вооружение из зарубежной практики обмена электронными документами?
– Европа опережает нас на 5–7 лет. И мы видим, с чем они столкнулись при внедрении ЭДО. Мы можем учиться на их ошибках и в то же время взять от них все лучшее.

Европейские эксперты отмечают, что попытка быстро получить все преимущества от перехода на ЭДО сразу все стандартизировать и автоматизировать, как правило, приводит к неудаче. Во-первых, электронный документ должен стать сам по себе привычным и стандартным. То есть опять вопрос адаптации, что у нас, что в Европе. Во-вторых, в еврозоне много стран, и нет каких-то единых стандартов, вместо этого в разных странах действуют различные принципы и правила. Где-то электронная подпись обязательна, где-то опциональна, где-то электронные документы должны представляться в определенном формате, где-то – в ином формате.

В некоторых отраслях получили распространение стандарты EDI – в ритейле, например. Но бывает так, что крупному торговому оператору стандарты выгодны, а для мелкого поставщика их реализация слишком дорога. И в каждом конкретном случае ситуация решается индивидуально. Кто-то выбирает только крупных поставщиков, проигрывая в цене, а кто-то инвестирует во внедрение стандартов у своего пула поставщиков.

Из имеющегося европейского опыта можно сделать вывод, что выигрывают те страны, в которых переход на ЭДО достаточно жестко регулируется государством. Так поступают, например, скандинавские государства. Скажем, в Швеции все сделки с государством должны производиться только в электронном виде. Доля электронного документооборота после введения такого обязательства составила 60%.

– Это положительный опыт, Россия его перенимает отчасти?
– Да, у нас активно развиваются электронные торги. Договоры при проведении электронных торгов заключаются уже только в электронной форме. Электронные торги могут стать толчком для развития ЭДО.

К тому же в 2012 г. расширяется перечень организаций (компаний с определенной долей государственного капитала), которые обязаны производить сделки только через электронные торги. Я уверен, это положительное изменение, ведь без активного участия государства переход к ЭДО невозможен.

С другой стороны, у нас нет такой разницы от региона к региону, как в Европе. 60–70% налогоплательщиков представляют отчетность в инспекции в электронном виде, применяя ЭЦП. Мы имеем уже какую-то накопленную практику по вопросам ЭДО, и это замечательно. Хотя мы и отстаем от Европы, у нас довольно высокий уровень развития информационных технологий и зрелости нормативной базы. Мы можем пройти то расстояние, что они прошли за десятилетие, за 2–3 года.

– Какие изменения в плане ЭДО ожидают налогоплательщиков в связи со вступлением России в ВТО?
– Вступление в ВТО может ускорить процесс развития ЭДО в России, так как в Европе электронный документооборот значительно более развит, чем у нас. С другой стороны, никто ничего отечественному бизнесу навязать не сможет, так как в еврозоне до сих пор нет общепринятых стандартов. Догоним и перегоним, с учетом наших возможностей. Вступление в ВТО может стимулировать предприятия, работающие с европейскими странами, переходить быстрее к электронному документообороту.

– Какие продукты предлагает компания "Такском"?
– Наша компания имеет более чем 11-летний опыт работ с электронными документами. Мы проводим ряд пилотных проектов с различными предприятиями по внедрению ЭДО по счетам-фактурам и другим документам. Формата счета-фактуры пока нет, но есть пробный вариант, разработанный с нашим участием еще в 2009 г. Когда появится утвержденный ФНС формат, мы перепрограммируем наши решения и выпустим их в массы.

Во всем, что не касается счетов-фактур (в данном сегменте без оператора не обойтись по закону), организации в принципе могут работать и без участия оператора. Однако наличие оператора существенно упрощает бизнесу жизнь. Оператор может договориться и с контрагентами, и с другими операторами, определить единые правила, разрешить спорные ситуации.

Российские организации используют различные учетные системы, системы внутрикорпоративного документооборота, – 1С, SAP, Microsoft Axapta, Oracle EBS, Directum, DocsVision, и др. Мы помогаем осуществлять документооборот между ними независимо от того, какие системы и решения работают в той или иной организации.

Также готовится к выпуску совместное решение с фирмой "1С" – программный продукт "1С-Такском", который позволит легко и просто наладить электронный документооборот между пользователями, работающими в системе 1С. Это важно, так как на 1С в России работает большинство организаций, особенно из малого и среднего бизнеса.

– Пока не было форматов электронных счетов-фактур, на чем вы строили свое развитие?
– Совершенствовали базовую технологическую систему обмена электронными документами. Второе направление – разработка интеграционных решений, дающих возможность интегрироваться с различными типами учетных систем и систем документооборота. Проще говоря, договаривались с автоматизированными системами. Как только появятся все необходимые форматы, мы будем готовы максимально оперативно внедрять решения электронного документооборота в любых организациях.