Обзор российских СЭД

Обзор российских СЭД

Михаил Улитенков, эксперт

НА РОССИЙСКОМ рынке в настоящее время оперируют более 50 организаций, предлагающих различные системы электронного документооборота (СЭД). При отсутствии в России единого стандарта разработки таких систем ошибка при их выборе может дорого обойтись. Данная статья не претендует на полный обзор, в ней сознательно опущены характерные для всех систем признаки. Основное внимание будет сфокусировано на особенностях каждой системы.

ЕМС Documentum

В России система EMC Documentum впервые была представлена в 2000 г., но за рубежом она давно завоевала авторитет. Платформа предлагает один из самых богатых функционалов на российском рынке: автоматизацию работы с документами, электронный архив, подсистему безопасности. Для автоматизации согласования и утверждения документов используется механизм workflow (см. рис. 1). При этом описание жизненного цикла документа не требует программирования, а осуществляется при помощи графического редактора. В EMC Documentum есть средства интеграции с корпоративными информационными системами (ERP, CRM, порталами). Решения, реализованные на данной платформе, можно развертывать практически на любой программно-аппаратной платформе. Поддерживаются несколько промышленных СУБД (Oracle, MS SQL Server, DB2, Sybase). Кроме того, платформа поддерживает работу в распределенной архитектуре и позволяет подключать внешние средства аутентификации (электронные ключи, биометрический контроль), то есть органично влиться в корпоративную систему безопасности предприятия.

Предоставляемый Web-интерфейс позволяет просматривать документ без загрузки программы, с помощью которой он был создан. Для обеспечения ввода больших объемов документов предусмотрена интеграция с промышленными системами массового ввода. Оборотной стороной функциональности платформы является трудоемкость и относительно высокая стоимость внедрения решений, реализованных на ней. Данная платформа ориентирована на предприятия среднего и крупного бизнеса.

"Дело"

Компания "Электронные Офисные Системы" работает с 1994 г. и выпускает "коробочный" продукт СЭД "Дело". Система обеспечивает как автоматизацию классического делопроизводства, так и переход к полностью электронному документообороту. В ней реализована поддержка полного жизненного цикла документа. "Дело" интегрируется с продуктами таких компаний, как "Крипто-Про", "Сигнал-Ком", "Гарант", Aladdin (хранение паролей и секретных ключей).

Функция поточного сканирования позволяет осуществить массовый ввод документов в систему. Хранение карточек документов реализовано при помощи промышленной СУБД (Oracle или Microsoft SQL Server). Система имеет ряд ограничений, таких как, например, отсутствие маршрутизации документов, но она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, принятые в России.

DocsVision

Компания "DocsVision" достаточно молодая (начала самостоятельный бизнес в 2005 г.), и это позволило разработчикам учесть опыт своих коллег по цеху, а также выбрать современную платформу для реализации проекта. Система является полностью Microsoft-ориентированной, что вполне приемлемо для большинства российских компаний. Она позволяет автоматизировать процессы управления предприятием, контроля качества, согласования и утверждения документов, а также процессы взаимодействия с клиентами и контрагентами, архив документов. Яркой отличительной особенностью СЭД DocsVision является то, что она создана на платформе Windows Workflow Foundation и, как следствие, в ней реализованы механизмы разработки низкоуровневых активностей в среде Windows Workflow Foundation. В системе представлен достаточно мощный модуль workflow. Для интеграции с другими программами DocsVision использует технологию шлюзов, позволяющую использовать при визуальных настройках не только объекты DocsVision, но и объекты подключаемых фирм (Microsoft SharePoint, 1 С: Предприятия, Axapta и т. п.). Для интеграции с приложениями, для которых не реализованы шлюзы, можно использовать средства разработки расширений (API, SDK).

Naudoc

NauDoc - "коробочный" продукт, распространяемый бесплатно. Помимо того что система работает на большинстве платформ, в комплект поставки входит набор исходных кодов. Такое предложение редко встретишь на российском рынке. Действительно, предложение очень интересное, но NauDoc предназначена для комфортной работы до 50 пользователей, которые могут создавать до 5000 документов в год. При превышении данных ограничений система начинает работать медленнее и возникает вопрос переноса системы документооборота на промышленную платформу, например на Naumen DMS, которая уже небесплатна. Применение NauDoc будет оправданно для автоматизации документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, подразделений больших компаний.

"БОСС-Референт"

Система "БОСС-Референт", предлагаемая компанией "АйТи", построена на платформе IBM Lotus Domino/Notes. Она разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства и позволяет достаточно быстро автоматизировать деловые процессы, реализовать сложные маршруты согласования документов, организовать эффективную работу в распределенных организациях.

"БОСС-Референт" поддерживает работу в программном кластере Domino, состоящем из двух серверов - основного и резервного. В случае отказа основного сервера происходит автоматическое переключение пользователей на резервный сервер. Разграничение доступа пользователей к информации реализуется с
помощью стандартных средств Lotus Domino/Notes. "БОСС-Референт" интегрирована с системами сканирования и распознавания текста ABBYY FineReader и CuneiForm. Возможны три варианта использования средств сканирования - настольный сканер, сетевой сканер, потоковая линия сканирования. Данная система будет особенно интересна для предприятий, которые уже используют Lotus Notes. Для организаций, не использующих Lotus, есть возможность доступа к системе через браузер. В этом случае необходимо будет закупить клиентские лицензии Lotus только для администраторов системы.

DIRECTUM

Данная система разработана российской компанией DIRECTUM, которая была создана в 2003 г. СЭД DIRECTUM содержит широкий набор сервисов, реализующих управление электронными документами, бизнес-процессами, договорами, проектами, взаимодействием с клиентами и т.п. В системе реализована возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между организациями, использующими различные СЭД или не использующими их вообще. Также есть набор механизмов, позволяющих получить доступ к данным DIRECTUM из портала на базе Microsoft SharePoint. Большой интерес представляет модуль управления взаимодействием с клиентами: помимо ведения единой базы клиентов, истории контактов с клиентами реализованы механизмы сопровождения процесса продаж, планирования маркетинговых мероприятий и анализа эффективности продаж и маркетинговых ходов. В DIRECTUM может применяться еТокеп (разработка компании Aladdin) - персональное средство строгой аутентификации и хранения данных, аппаратно поддерживающее работу с цифровыми сертификатами и ЭЦП. Закрытый ключ пользователя при этом хранится не в хранилище сертификатов компьютера, а на аппаратном носителе, что позволяет пользователю работать на различных ПК системы, минуя неудобства, связанные с переносом закрытого ключа на новую рабочую станцию.

Комментарий эксперта

Константин Шадрин, эксперт

В продолжение статьи хотелось бы упомянуть систему ЭДО компании ООО "Такском", получившую широкое распространение почти во всех регионах Российской Федерации. Компания предлагает механизм юридически значимого обмена электронными документами в двух сферах деятельности: подача налоговой и бухгалтерской отчетности в региональные органы ФНС ("Такском-Спринтер"), а также направление банками в налоговые органы информации о статусе банковских счетов ("Банк-Счет"). Юридическую значимость документообороту обеспечивает наличие инфраструктуры удостоверяющих центров. Компания "Такском" имеет свой собственный УЦ, зарегистрированный в 2006 г. в едином государственном реестре сертификатов удостоверяющих центров, который ведет уполномоченный федеральный орган в области использования ЭЦП. Данные продукты получили столь широкое распространение по причине законодательной необходимости подачи соответствующей налоговой отчетности банками и налогоплательщиками.

Отличительной чертой данных систем является то, что обмен документами происходит по открытым каналам связи. Это обуславливает использование шифрования наряду с общепринятыми механизмами ЭЦП. Компания "Такском" для выполнения этих функций использует СКЗИ, сертифицированные ФСБ РФ. В системе предусмотрены механизмы решения конфликтных ситуаций, связанных с датой подачи документации, путем введения третьей стороны так называемого оператора связи, выдающего квитанцию с временным штампом. Для безопасного хранения закрытых ключей ЭЦП и шифрования возможно наряду со стандартными дискетами использовать удобные USB-брелоки (RuToken, eToken). Вопросы, касающиеся автоматической загрузки информации, компания решила введением определенных форм отчетности, утвержденных в ФНС. Таким образом, эти два продукта выполняют все возложенные на них функции и являются достойными представителями систем ЭДО на российском рынке.