Перспективы юридически значимого электронного документооборота

Антон Говорухин
главный специалист
ЗАО "ПЕТЕР-СЕРВИС"

История вопроса

Сама по себе возможность работы с документами в электронном виде не является чем-то принципиально новым. Еще в 1996 г. в Федеральном законе № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" упоминается, что "первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации". А начиная с 2002 г. в России с помощью закона № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" регламентировано использование ЭЦП, с помощью которой документ в электронном виде может быть признан юридически значимым.

Тем не менее описанные механизмы не позволяли в полной мере отказаться от бумаги. В силу того что электронные форматы первичных документов и счетов-фактур не были стандартизованы, при необходимости их предоставления в налоговые органы или суд необходимо было все равно использовать бумажные копии. На практике это означало, что нужно на основе электронного счета-фактуры сформировать бумажную копию, которая должна быть подписана руководителем организации и заверена печатью предприятия. При этом на бумажной копии необходимо было дополнительно отметить, что документ был изначально сформирован в электронном виде и подписан ЭЦП. Очевидно, что ЭДО в таком разрезе не очень удобен: независимо от его наличия или отсутствия в организации печатать и подписывать документы все равно необходимо.

Изменения в этой сфере начались после принятия Федерального закона № 229-ФЗ от 27.07.2010, в рамках которого в Налоговый кодекс были внесены изменения, указывающие, что "счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и/или в электронном виде". Этот факт определил возможность предоставления таких документов в электронном виде в налоговые органы. Далее приказом Минфина № 50н от 25.04.2011 был установлен сам порядок обмена счетами-фактурами между организациями, а в декабре 2011 г. ФНС России представила для открытого обсуждения проекты электронных форматов различных документов как для обмена ими между организациями, так и для приема их налоговыми органами. Результатом этого обсуждения и стал ряд приказов, приведенных во введении настоящей статьи, в которых эти форматы были закреплены официальным образом.

Как это работает

Покажем на примере схему взаимодействия продавца и покупателя согласно порядку, установленному в приказе № 50н (рис. 1):

• продавец формирует счет-фактуру в электронном виде, подписывает ее ЭЦП и направляет своему оператору (1). Оператор фиксирует дату и время поступления документа в специальном   подтверждении и направляет его продавцу (2). Продавец при получении этого подтверждения формирует в ответ соответствующее извещение о получении (3);
• оператор продавца направляет счет-фактуру покупателю, при необходимости выполняя эти действия с помощью другого оператора (оператора покупателя) (4);
• оператор покупателя направляет счет-фактуру покупателю вместе со специальным подтверждением, в котором фиксируются дата и время отправки документа покупателю (5). Покупатель при получении подтверждения формирует в ответ соответствующее извещение о получении (6);
• при получении счета-фактуры покупатель формирует извещение о его получении, подписывает ЭЦП и направляет его оператору (7);
• оператор покупателя направляет извещение о получении счета-фактуры продавцу, при необходимости выполняя эти действия с помощью другого оператора (8). При этом он формирует и направляет покупателю подтверждение об отправке извещения о получении счета-фактуры продавцу (9). Покупатель в ответ формирует и направляет оператору соответствующее извещение о получении этого подтверждения (10).

Все документы, подтверждения и извещения, фигурирующие в схеме, оформляются в виде файлов формата XML, имеют утвержденную приказами ФНС структуру и подписаны ЭЦП сформировавшего их автора (оператора или участника). При этом согласно законодательству оператор берет на себя обязанность по хранению служебных сообщений, подтверждающих факт документооборота. Таким образом, любое действие, которое выполняется между участниками, фиксируется с помощью таких сообщений, как подтверждение операции и извещение о получении этого подтверждения, которые могут быть использованы при необходимости в налоговых органах, арбитраже и т.д.

Следует отметить интересный момент, который заключается в том, что согласно законодательству и продавец, и покупатель необязательно должны работать с одним и тем же оператором для обмена электронными документами. Предполагается, что реализация возможности по взаимодействию операторов между собой (то есть роуминг документов) ложится на их плечи. Очевидно, что такая возможность является конкурентным преимуществом оператора и одинаково выгодна как для него, так и для его клиента:

• клиент может работать с одним, "близким" ему оператором (например, территориально), но при этом иметь возможность обмена документами с партнерами из другого региона;
• операторы получают возможность увеличить проходящий через них трафик документов, что в конечном итоге приводит к увеличению дохода от этой услуги.

Существующие решения

На момент написания данной статьи на сайте ФНС России в списке доверенных операторов зарегистрировано 18 компаний, при этом одной из них является ФГУП ФНС России, которая выступает в роли регулятора.

Общей характеристикой каждой компании, независимо от ее масштаба, профиля деятельности или принадлежности к какому-либо территориальному региону, является тот факт, что все они являются удостоверяющими центрами выдачи сертификата ЭЦП и предоставляют услуги по сдаче сводной отчетности в такие государственные структуры, как ПФР, ФНС и т.д. Что касается функциональности именно с точки зрения доверенного оператора документооборота, то все эти компании можно разделить на четыре условные группы.

Первая группа - лидеры рынка в настоящий момент. К ним относятся те компании, что уже имеют промышленный опыт в сфере юридически значимого ЭДО и при этом их И С уже модифицированы с учетом последних изменений в законодательстве, связанных с поддержкой обмена счетами-фактурами. Также следует отметить, что решения от данных компаний обладают максимальными возможностями по интеграции с различными бухгалтерскими и иными системами и прозрачной ценовой политикой.

К этой группе можно отнести следующие компании:

• ЗАО "Производственная фирма "СКБ Контур". В качестве компонента для реализации юридически значимого электронного документооборота позиционируется продукт "Диадок";
• ООО "Такском". Для обмена юридически значимыми документами предлагается использовать продукт "Такском-Файлер".

Решения обеих компаний имеют сходную архитектуру - это Web-сервис, предоставляющий пользователю графический интерфейс по работе с документами. При этом оба продукта похожим образом реализуют такие возможности по интеграции, как модуль для работы с 1С или публичная интерфейсная .NET/COM-библиотека, которая является оберткой для основного HTTP-интерфейса и может быть использована для реализации собственных адаптеров при интеграции с произвольными ERP/CRM-системами. В обоих решениях также присутствует такой "быстрый" способ подключения к системе, как модуль виртуального принтера, позволяющий распознать печатаемый счет-фактуру и либо выгрузить его в виде файла установленного формата, либо сразу загрузить в систему для дальнейшей обработки.

Ко второй группе можно отнести компании как федерального, так и регионального уровня, которые достаточно давно присутствуют на рынке ЭДО, но при этом в части поддержки изменений в законодательстве они ориентируются на использование собственных решений по работе с документами (например, СЭД). То есть обмен юридически значимыми документами является дополнительной функцией существующей системы либо рассчитан на тесную интеграцию с ней. При этом все компании этой группы являются достаточно крупными, чтобы в дальнейшем занять определенную долю рынка, в том числе за счет распространения проприетарных информационных систем.

В качестве представителей этой группы на федеральном уровне можно назвать следующие компании:

• ООО "КОРУС Консалтинг СНГ". Для обмена юридически значимыми документами предлагается использовать Web-сервис "Электронный курьер";
• ООО "Компания "Тензор". С 2001 г. выпускают СЭД собственной разработки - "СБиС++", в рамках которой организован обмен юридически значимыми документами.

К третьей группе можно отнести компании федерального и регионального уровня, которые ориентируются на реализацию собственного решения. При этом продукт либо находится в опытной стадии, либо недавно запущен в промышленную эксплуатацию. Как следствие, для большинства компаний этой группы характерны отсутствие опубликованной ценовой политики и невысокие (неизвестные) возможности по интеграции с другими системами.

Например, к этой группе можно отнести такие компании:

• ООО "Электронный Экспресс" - одно из подразделений известной компании "Гарант", для поддержки последних изменений в законодательстве, начиная с июня 2012 г., предлагается использовать продукт "Экспресс Документ";
• ЗАО "Удостоверяющий Центр" - с мая 2012 г. предоставляют возможность подключения к собственной системе "СЭД Счета-фактуры", обеспечивающей юридически значимый документооборот счетами-фактурами.

Наконец, к четвертой группе можно отнести компании, ориентирующиеся на использование в качестве решения по электронному документообороту продукт, построенный на платформе одного из операторов первой или второй группы (например, на базе продукта "Диадок" или "СБиС++"). Подавляющее большинство представителей этой группы являются региональными лидерами.

Следует отметить, что приведенный анализ не претендует на абсолютную точность и полноту, особенно с учетом того, что вся информация взята из открытых источников. Кроме того, поскольку данное направление в настоящий момент активно развивается, даже за время написания статьи произошли изменения в этой области. Например, в июне 2012 г. на сайте ФНС было представлено только 13 компаний, в то время как в августе 2012 г. их было уже 18.

Кто первый?

Выгода при отказе от бумажных документов очевидна: экономия на ресурсах, необходимых для печати документов (как материальных, так и людских), и экономия на времени доставки - при работе в системе документооборота она выполняется практически молниеносно. Тем не менее всегда есть кто-то, кому это выгодно больше остальных. Очевидно, что это должны быть компании, которые занимаются массовым предоставлением услуг в сегменте В2В и имеют необходимость регулярного формирования документов, а это в первую очередь крупные операторы связи.

Сейчас, в зависимости от объема юридических лиц в своей абонентской базе, разные операторы используют различные схемы работы:

• одни в силу не очень больших объемов сами печатают документы на принтере и затем ставят печать и подпись;
• другие заранее готовят пустые листы, на которых в нужных местах проставлены подписи и печати, и далее используют их при непосредственной печати документов. Зачастую для этого используется сложный алгоритм работы с задействованием различных лотков принтера, для чего требуется соответствующее оборудование и сотрудник, следящий за процессом печати;
• третьи печатают комплекты документов в обычном порядке либо отдают процесс печати на аутсорсинг, но при этом используют факсимиле или механизм подписантов - после печати документов ряд сотрудников занимается тем, что ставит на них печать и подписывает от имени руководителя организации на основании выданной им для этого доверенности. При этом в отдельных случаях информацию о подписывающих лицах необходимо учитывать непосредственно при формировании документов.

Далее во всех случаях осуществляется доставка распечатанного комплекта документов адресату, которая производится либо своими силами, либо также отдается на аутсорсинг. При этом независимо от того, кто ее выполняет, она занимает определенное время, поэтому уже сейчас многие операторы для повышения эффективности работы используют параллельные методы доставки документов своим партнерам: формальный (бумажный документ - почтой) и реальный (в электронном виде - по факсу или электронной почте).

Очевидно, что при переходе на полностью электронный и юридически значимый документооборот описанные выше сложности могут уйти в прошлое: процесс электронной подписи документов и передачи их в соответствующую систему может быть полностью безбумажным и автоматизированным. А от доставки можно будет отказаться, поскольку оба участника смогут оперативно получать эту информацию непосредственно от оператора документооборота, с которым они работают.

Заключение

В связи с проявленной государством законодательной активностью в сфере юридически значимого документооборота, его использование становится реально эффективным и выгодным. В этой связи имеет смысл ожидать расширения состава участников и ужесточения конкуренции на рынке услуг по его организации (что фактически уже и происходит), особенно с учетом того, что, по различным оценкам, на территории нашей страны циркулирует ежегодно около 45 млрд различных первичных документов, из которых порядка 15 млрд - это счета-фактуры.

Наиболее заинтересованными в переходе на полностью электронный обмен документами, очевидно, являются крупные компании, предоставляющие услуги в сегменте В2В, такие, например, как операторы связи, для которых такие изменения несут наиболее ощутимую экономическую выгоду. Поэтому в первую очередь внедрения юридически значимого документооборота следует ожидать именно от них.

В этой связи, несмотря на то что документооборот не является одной из профилирующих областей деятельности для поставщиков систем расчета в телеком-сфере, следует ожидать повышения требований к этим системам, как минимум с точки зрения интеграции с одним из доверенных операторов ЭДО. Поэтому в выигрыше, очевидно, будет тот поставщик, кто вовремя и максимально подготовит свои решения к этому шагу, повышая как собственную репутацию, так и лояльность собственных клиентов за счет повышения эффективности их работы.